Privacybeleid

Wie wij zijn en wat dit beleid dekt

ImmoStory AI treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor account-, website-, support- en billingdata die nodig zijn om het platform te leveren. Afhankelijk van uw gebruik kunnen wij ook als verwerker optreden voor listingmateriaal, contactinformatie en publicatie-assets die u ons laat transformeren of genereren.

Dit beleid geldt voor websitebezoekers, proefgebruikers, betalende klanten, agency-medewerkers en supportcontacten. Het omvat ook data afkomstig uit gekoppelde listingpagina’s, uploads, externe diensten en operationele veiligheidslogs.

Categorieen persoonsgegevens

Wij kunnen accountidentificatoren, namen, e-mails, wachtwoorden of authenticatiemetadata, teamlidmaatschap, facturen, betalingsmetadata, facturatieadressen, supportberichten, notificatievoorkeuren en feature-gebruiksdata verwerken. Wanneer u listingdata aanlevert of koppelt, kunnen wij propertybeschrijvingen, beelden, plannen, logo’s, merksettings, prompts, scripts, ondertitels, gerenderde video’s, exportmetadata en publicatie-instellingen verwerken.

Daarnaast verwerken wij technische en veiligheidsdata zoals IP-afgeleide regio-informatie, browser- of apparaatkenmerken, auditlogs, API-gebruik, anti-abusesignalen en troubleshootinginformatie.

Doeleinden en rechtsgronden

Wij verwerken persoonsgegevens om de gevraagde dienst te leveren, gebruikers te authenticeren, listingmateriaal te verwerken, assets te genereren, abonnementen of credits te beheren, facturen uit te reiken, het platform te beveiligen, misbruik te voorkomen, betrouwbaarheid te analyseren, support te leveren en wettelijke verplichtingen na te komen. Onze rechtsgronden zijn contractuele noodzaak (AVG art. 6(1)(b)), gerechtvaardigd belang (art. 6(1)(f)), toestemming waar vereist (art. 6(1)(a)) en wettelijke verplichtingen (art. 6(1)(c)).

Waar wij ons baseren op gerechtvaardigd belang, gaat het typisch om fraudepreventie, servicebetrouwbaarheid, productkwaliteit, beveiligde toegang en operationele rapportering die uw rechten niet onevenredig aantast.

Geautomatiseerde besluitvorming en AI

Wij gebruiken externe AI-providers (taalmodellen, text-to-speech, beeld- en videogeneratie) om uw listingmateriaal om te zetten in marketingassets. Het gaat om content-generatietools en niet om beslissingen met rechtsgevolgen of vergelijkbaar significante effecten in de zin van AVG art. 22. U kunt elke gegenereerde output verwerpen, aanpassen of opnieuw genereren voor publicatie. Wij gebruiken uw persoonsgegevens niet om externe AI-providers te trainen; provider-side trainingsopt-outs worden waar mogelijk geconfigureerd.

Subverwerkers en internationale doorgiften

Voor de werking van het platform vertrouwen wij op een beperkt aantal gescreende subverwerkers. Wij verkopen geen persoonsgegevens. Een actuele lijst van subverwerkers en hun verwerkersrol is beschikbaar op /security en wordt bijgewerkt bij materiële wijzigingen. Typische categorieën omvatten:

• Cloud-infrastructuur en opslag — EU/EER-hostingpartners en object-storageproviders.
• Betalingsverwerking — Stripe Payments Europe (Ierland) voor kaartbetalingen, facturatie en btw-afhandeling.
• AI-providers — OpenAI, Anthropic, ElevenLabs, Higgsfield, Replicate of vergelijkbare leveranciers voor tekst, stem, beeld en video.
• E-mail en notificaties — transactionele e-mail- en pushproviders.
• Monitoring en analytics — error tracking en productanalytics, enkel na de overeenkomstige toestemming waar vereist.

Bij doorgifte buiten de EER steunen wij op de Standard Contractual Clauses van de Europese Commissie, adequaatheidsbesluiten of gelijkwaardige waarborgen.

Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens enkel zo lang als nodig voor de in dit beleid beschreven doeleinden. Typische bewaartermijnen zijn:

• Actieve accountdata — voor de levensduur van het account plus maximaal 30 dagen na verwijdering voor accountherstel.
• Gegenereerde video’s, scripts, renders en uploads — voor de duur van het account plus 90 dagen, of tot u ze eerder verwijdert.
• Facturen en betaalgegevens — 7 jaar om aan Belgische en EU-boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen.
• Supportcorrespondentie — tot 3 jaar na het laatste contact.
• Veiligheids- en auditlogs — tot 12 maanden, langer wanneer een specifiek incidentonderzoek dat vereist.
• Back-ups — versleutelde back-ups roteren op een cyclus van 30 dagen; verwijderde data wordt binnen die termijn uit back-ups gepurgeerd.

Wanneer toepasselijk recht een langere bewaartermijn voorschrijft, geldt die termijn.

Uw rechten en hoe ze uit te oefenen

Afhankelijk van uw locatie heeft u mogelijk recht op: (a) inzage, (b) correctie, (c) verwijdering, (d) beperking, (e) bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, (f) dataportabiliteit en (g) intrekking van toestemming wanneer verwerking daarop steunt.

Veel instellingen kunt u rechtstreeks vanuit uw account beheren (data export, accountverwijdering, consenttoggles). U kunt ook mailen naar [email protected]. Wij streven naar een antwoord binnen 30 dagen, conform AVG art. 12. Wij kunnen uw identiteit verifiëren om uw data te beschermen.

Toezichthoudende autoriteit

Wanneer u meent dat onze verwerking inbreuk maakt op de gegevensbeschermingswetgeving, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — bij voorkeur in de EU-lidstaat waar u woont, werkt of waar de vermeende inbreuk plaatsvond. Voor België is dit de Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.dataprotectionauthority.be. Wij nodigen u uit eerst contact met ons op te nemen via [email protected] zodat wij uw zorg direct kunnen proberen oplossen.

Melding van datalekken

Als wij een datalek opmerken dat waarschijnlijk een risico voor uw rechten en vrijheden inhoudt, informeren wij de bevoegde toezichthoudende autoriteit binnen 72 uur waar dat vereist is door AVG art. 33. Wanneer het lek waarschijnlijk een hoog risico inhoudt, lichten wij ook de betrokkenen zonder onnodige vertraging in volgens art. 34. Veiligheidsincidenten kunt u melden via [email protected].

Privacy van kinderen

ImmoStory is een professionele B2B-dienst en richt zich niet op kinderen. Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van personen onder de 16 jaar. Indien u meent dat een kind toch gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op zodat wij ze kunnen verwijderen.

Beveiliging en updates

Wij gebruiken organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, waaronder toegangscontrole, rol-gebaseerde rechten, omgevingsscheiding, versleuteld transport (TLS), credentialrotatie, auditlogging, dependency-scans en operationele security-monitoring. Geen internetdienst is volledig risicoloos; bescherm daarom ook zelf uw wachtwoorden en gekoppelde integraties.

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienst, wetgeving, subverwerkers of risico’s veranderen. De laatst gepubliceerde versie geldt vanaf publicatie.

Contact

Privacyvragen, rechtenverzoeken of klachten kunt u sturen naar [email protected]. Algemene support is bereikbaar via [email protected]. Veiligheidsmeldingen en incidentrapporten gaan naar [email protected].